Ngày 14 tháng 10 năm 2022 - Trần Hạo - Bình luận - 54 bình luận - 57.954 lượt đọc

(Lưu ý: Cuộc trò chuyện rất chi tiết, bài viết này chỉ nhằm diễn đạt ý tưởng chính của tôi.)

Mục lục:

• Sự khác biệt cơ bản giữa IM doanh nghiệp trong và ngoài nước
  • Quản lý doanh nghiệp
  • Văn hóa doanh nghiệp
  • Kết luận ngắn gọn
• Công cụ hợp tác tốt là gì?
• Lời kết

Sự khác biệt cơ bản giữa IM doanh nghiệp trong và ngoài nước

Ở Trung Quốc, các công cụ giao tiếp trực tuyến dành cho doanh nghiệp phổ biến nhất bao gồm: WeChat Doanh Nghiệp, DingTalk, Feishu; còn ở nước ngoài thì có Slack và Discord – hai công cụ IM lớn. Bạn sẽ nhận thấy rằng chúng có rất nhiều điểm khác biệt, trong đó hai sự khác biệt lớn nhất là quản lý doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp.

Quản lý doanh nghiệp

Slack/Discord chủ yếu hoạt động thông qua việc tạo Channel, trong khi IM trong nước lại dựa vào việc kéo người vào các nhóm chat. Có thể bạn sẽ nói rằng, chẳng phải cả hai đều như nhau sao? Thực tế thì không hề giống nhau. Rõ ràng là Channel mang tính chất tương đối bền vững, trong khi nhóm chat lại mang tính tạm thời. Channel có thể đại diện cho bộ phận, đội ngũ, dự án, sản phẩm hoặc một chức năng tồn tại lâu dài (chẳng hạn như chia sẻ kỹ thuật), trong khi việc kéo nhóm thường mang tính tùy tiện, đôi khi cùng một nhóm người có thể bị kéo đi kéo lại nhiều lần vì mục đích tạm thời. Sau khi việc làm tạm thời hoàn thành, nhóm sẽ bị lãng quên, và khi có việc mới, họ lại kéo thêm một nhóm mới. Rõ ràng là cách sử dụng Channel mang tính quản lý cao hơn, trong khi kéo nhóm lại không hề có yếu tố quản lý nào.

Vì vậy, trong môi trường quản lý thô sơ và kém khoa học ở Trung Quốc, họ cần những công cụ IM đơn giản và linh hoạt, dẫn đến thói quen kéo nhóm để xử lý công việc. Vì thiếu quản lý khoa học, nên mọi thứ trở nên lộn xộn và không có trật tự. Họ cũng không cần công cụ giúp cấu trúc hóa thông tin nội bộ. Ngược lại, ở nước ngoài, quản lý được thực hiện một cách tinh vi hơn. Các công ty vẫn sử dụng nặng Email như một phương thức giao tiếp chính, mà Email lại tự nhiên phân loại thông tin theo từng chủ đề và không mang tính chất thông tin rời rạc. Vì vậy, IM ở nước ngoài cần cạnh tranh với Email bằng cách cung cấp các tính năng tương tự như phân loại thông tin và tập hợp thông tin theo chủ đề. Channel trên Slack hay các khu vực con trên Discord giống như cách Email phân loại thư mục, giúp tổ chức thông tin một cách khoa học và hiệu quả. Điều này cho thấy rằng Channel là một giải pháp được thiết kế bởi những người hiểu biết về quản lý, trong khi kéo nhóm lại dường như là một giải pháp dành cho những người thiếu kiến thức quản lý hoặc phục vụ nhu cầu của những người như vậy.

Văn shbet love hóa doanh nghiệp

Tấm nền tảng lớn nhất cho sự hợp tác nhóm là niềm tin. Nếu có niềm tin, ngay cả khi không có công cụ, mọi thứ vẫn có thể vận hành suôn sẻ. Nhưng nếu không có niềm tin, dù bạn có dùng công cụ gì cũng vô ích. Niềm tin là một phần của văn hóa doanh nghiệp, bao gồm cả mối quan hệ ngang hàng lẫn cấp trên-cấp dưới. Tuy nhiên, do quản lý ở Trung Quốc chưa theo kịp, dẫn đến sự xuất hiện của các văn hóa không tin tưởng, và để đáp ứng nhu cầu làm việc trong môi trường thiếu niềm tin này, các phần mềm IM trong nước đã phát triển một số tính năng mà không hề tồn tại trên các phần mềm IM nước ngoài:

• Theo dõi nhân viên. Thu thập thời gian làm việc và vị trí của nhân viên.
• Đánh dấu trạng thái “đã đọc” chi tiết. Điều này gây áp lực cho đối phương phải trả lời.
• Thông tin gửi đi không thể sửa đổi, không thể xóa bỏ, hoặc chỉ có quyền thu hồi rất hạn chế.

Trái lại, trên các phần mềm IM nước ngoài, thông tin có thể được sửa đổi/xóa bỏ, không có đánh dấu trạng thái “đã đọc”, và cũng không có tính năng theo dõi nhân viên. Mỗi lần tôi nhìn thấy những người đang làm việc trong một môi trường thiếu niềm tin như vậy, tôi lại cảm thấy thương hại họ… Nếu chúng ta cần dựa vào cách ép buộc để kéo ai đó hợp tác với mình, thì liệu công việc của chúng ta còn ý nghĩa gì nữa?

Kết luận ngắn gọn

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng một hệ thống quản lý và văn hóa doanh nghiệp méo mó sẽ dẫn đến những công cụ hợp tác méo mó. Điều đáng buồn nhất là nhiều người lại nghĩ rằng DingTalk là một công cụ tuyệt vời, mà không nhận ra rằng lý do họ thấy nó hữu ích là vì môi trường họ đang làm việc quá tồi tệ. Con người khi đặt trong môi trường khác nhau sẽ có những nhận thức khác nhau, vì vậy việc tìm kiếm một môi trường tốt hơn là vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của mỗi cá nhân.

Lời khuyên dành cho những người mới bước vào nghề là môi trường làm việc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến nhận thức của bạn. Việc tìm được một môi trường tốt là cực kỳ quan trọng. Nếu bạn không biết thế nào là một môi trường tốt, thì hãy bắt đầu bằng cách tránh xa những công ty sử dụng DingTalk làm công cụ hợp tác chính.

Vậy công cụ hợp tác tốt là gì?

Từ những gì đã được đề cập ở trên, điều kiện tiên quyết cho sự hợp tác hiệu quả là bạn cần có một văn hóa doanh nghiệp dựa trên niềm tin và một hệ thống quản lý khoa học với tư duy cấu trúc hóa. Không có hai yếu tố này, cho dù bạn cung cấp bao nhiêu công cụ cho đội nhóm, cũng sẽ không thể đạt được sự hợp tác thực sự – tất cả chỉ là giả vờ mà thôi.

Giả sử rằng cả quản lý và văn hóa của chúng ta đều không có vấn đề, bây giờ chúng ta hãy cùng bàn về công cụ hợp tác.

Theo tôi, các công cụ như IM hay họp không phải là những công cụ hợp tác tốt, vì chúng không thể cấu trúc hóa thông tin một cách chính xác. Thông tin trao đổi qua IM hoặc trong các cuộc họp thường bị phân mảnh nghiêm trọng, và thường không được suy nghĩ kỹ càng hay chuẩn bị trước. Phần lớn là những ý tưởng bột phát, không đáng tin cậy.

Việc gặp gỡ và thảo luận không chỉ cần có một chủ đề, mà còn cần một “luận án” để thảo luận. Tại Amazon, trước mỗi cuộc họp, bên tổ chức sẽ in sẵn tài liệu cần thảo luận và phát cho mọi người. Tài liệu này đã được suy nghĩ kỹ lưỡng, kiểm chứng, và có dữ liệu hoặc bằng chứng hỗ trợ. Khi cuộc họp bắt đầu, khoảng 10-15 phút đầu tiên không ai nói chuyện, mọi người chỉ ngồi đọc tài liệu, sau đó mới bắt đầu thảo luận hoặc đưa ra ý kiến – đồng ý, không đồng ý, hoặc đồng ý với điều kiện… Hiệu suất cuộc họp sẽ rất cao.

Thực tế là, “luận án” này có thể được hoàn thiện bởi tất cả mọi người cùng nhau, do đó thậm chí không cần in tài liệu hay tổ chức cuộc họp. Hãy tưởng tượng, nếu sử dụng một công cụ tài liệu hợp tác như game nổ hũ đăng ký tặng code Google Docs, kéo mọi người vào cùng một tài liệu để sáng tạo, chẳng phải tuyệt vời lắm sao? Vào thời gian gần đây, tôi đã tổ chức trên mạng để mọi người cùng giúp tôi hoàn thiện một cuốn “Hướng dẫn tích trữ trong thời kỳ khó khăn”, có sự đóng góp của hàng trăm người dùng mạng. Tôi chỉ đóng vai trò như một biên tập viên, và đây là một nhiệm vụ mà các công cụ IM không thể thực hiện được. Ngoài ra, còn có các công cụ hợp tác tương tự như GitHub cho lập trình mã nguồn, Figma cho thiết kế đồ họa… Những công cụ sáng tạo này rất phong phú. Hơn nữa, nhiều công cụ này còn có khả năng hiển thị quy trình sáng tạo của người khác theo thời gian thực, điều này thật tuyệt vời. Bạn có thể học hỏi rất nhiều từ cách tư duy và sáng tạo của người khác – điều mà trong thời đại trước đây không có công cụ hợp tác, là rất khó hình dung.

Các công cụ hợp tác tốt là những công cụ có thể thúc đẩy và khích lệ lẫn nhau, giống như một đội bóng đá. Khi bạn thấy đồng đội của mình nỗ lực tranh giành và chạy hết sức, bạn cũng sẽ bị truyền cảm hứng.

Vì vậy, sự hợp tác tốt là khi bạn có thể làm việc cùng một nhóm người có cùng mục tiêu, cùng ý tưởng, và cùng khả năng để hoàn thành một nhiệm vụ. Trong lòng tôi, những công cụ hợp tác yêu thích nhất luôn là các công cụ sáng tạo, chứ không phải là các công cụ quản lý hay trò chuyện. Các công cụ quản lý và trò chuyện chỉ tạo ra ảo giác về sự năng suất, nhưng thực tế thì chúng chỉ là các công cụ hỗ trợ, không phải là công cụ sản xuất thực sự. Dù chúng có tốt đến đâu, chúng vẫn chỉ là công cụ phụ trợ, không nâng cao năng suất lao động.

Ngoài ra, nếu các công cụ sáng tạo này có thêm một số trợ lý thông minh, ví dụ như Copilot của GitHub, thì đó thực sự là một trải nghiệm tuyệt vời. Vì vậy, các công cụ thực sự nâng cao năng suất là những công cụ hỗ trợ bạn trong việc tạo ra nội dung.

thiên hạ bet j77 Lời kết

Tôi thực sự không thích bất kỳ công cụ IM nào hiện nay, vì tôi cảm thấy rằng thông tin không được cấu trúc hóa đúng cách. Thông tin có mối quan hệ nhân quả và ngữ cảnh, là cấu trúc hóa và đa chiều, không phải là kiểu tuyến tính như hiện nay. Hãy tưởng tượng về “bản đồ tư duy” hoặc biểu đồ tri thức, hoặc các liên kết trên Wikipedia, chúng ta có thể hình dung được một công cụ IM tốt hơn sẽ trông như thế nào…

Không gian sáng tạo cho công việc hợp tác thực sự rất lớn. Tôi tin rằng tất cả các phần mềm desktop sẽ được viết lại phiên bản hợp tác, mặc dù các phần mềm hợp tác này cần có mạng internet để hỗ trợ, nhưng sức hút và tiềm năng của chúng thực sự rất lớn, khiến mọi người không thể từ chối.

Trong tương lai, các công cụ quản lý chắc chắn sẽ bị đẩy lùi, các công cụ trò chuyện sẽ trở thành trung tâm thông báo, và các công cụ sáng tạo sẽ tỏa sáng, cho phép mọi người trực tiếp giao tiếp, tương tác và chia sẻ ngay trên công việc mà họ đang thực hiện.